A "POSEC" módszer egyfajta hierarchia piramisra épül, mely az alapvető dolgokkal indul (amelyekre mindenképpen szükséged van), majd fokozatosan jut el a magasabb szintű beteljesüléshez.
De lássuk a lényeget.
A módszer szerint az alábbi rutinsor használatával érheted el, hogy a napodba minden beleférjen, haladj a célod felé, miközben teret engedsz a pihenésnek és meggátolod, hogy kiégj.
P: Priorizálás /Prioritize/
(Értékeid és céljaid meghatározása)
Ez a módszer alapja. A priorizálás azt jelenti, hogy azonosítod mindazt, ami épp terítéken van az életedben, majd ezeket a feladatokat összehangolod a hosszú távú céljaiddal, és meghatározod, mely tevékenységek járulnak hozzá leginkább a célodhoz. (Ehhez pl. használhatod az Eisenhower mátrixot.)
Teendő: Határozd meg azokat a nagy értékű feladatokat, amelyek közelebb visznek a fő céljaidhoz.
O: Szervezés /Organize/
(Struktúrák és rendszerek kialakítása)
Ha már tudod, mi élvez elsőbbséget, hozd létre az ezek hatékony megvalósításához szükséges struktúrákat. A szervezés fizikai és digitális rendszerek (iratkezelés, időbeosztás, eszközök) kialakítását, átfogó napirend vagy naptár létrehozását, valamint annak biztosítását jelenti, hogy erőforrásaid készen álljanak a munkára.
Teendő: Ütemezz konkrét időpontokat a kiemelt feladatokhoz, és tartsd rendezett állapotban a munka- és digitális környezetedet.
S: Áramvonalasítás /Streamline/
(Hatékonyság növelése és delegálás)
Az áramvonalasítás (egyszerűsítés...) célja az alacsonyabb értékű, ismétlődő vagy időigényes feladatok minél hatékonyabb kezelése. Ez magában foglalja a rutinfolyamatok automatizálását, delegálását vagy egyszerűsítését (különösen azokat, amelyek sürgősek, de nem fontosak). A cél, hogy időt szabadíts fel a legfontosabb feladataid számára.
Teendő: Delegálj, ahol lehet; csoportosítsd a hasonló, kisebb feladatokat; és keress technológiai megoldásokat az automatizálásra.
E: Optimalizálás /Economize/
(Az alacsonyabb prioritású feladatok kezelése)
A listán vannak még azok az alacsonyabb értékű tevékenységek (például rutinszerű levelezés, kisebb adminisztratív teendők, vagy olyan feladatok, amelyek sem sürgősek, sem fontosak), melyek kezelését el kell végezni, de a rájuk fordított időt érdemes minimalizálni. Ez a lépés a gyors elvégzésre vagy az időkorlátos, kijelölt blokkokban való összevonásra ösztönöz.
Teendő: Jelölj ki minimális, konkrét idősávokat az alacsony értékű feladatoknak (például a közösségi média ellenőrzése vagy a nem kritikus e-mailek megválaszolására), és tartsd magad szigorúan ezekhez a korlátokhoz.
C: Értékteremtés /Contribute/
(A hosszú távú fejlődésre és kapcsolatokra összpontosítva)
Ez a végső lépés azokra a tevékenységekre irányul, amelyek táplálják a személyes fejlődést, ápolják a kapcsolatokat, és feltöltik a mentális és fizikai „akkumulátoraidat”. Az értékteremtés tudatos időráfordítást jelent a jövő tervezésére, a tanulásra, a mozgásra, a szeretteiddel töltött időre és a pihenésre. Ezt nevezi Stephen Covey „a fűrész élezésének”, hisz ez biztosítja a hosszú távú fenntarthatóságot és hatékonyságot.
Teendő: Rendszeresen ütemezz időt a személyes fejlődésre, az elmélkedésre, a kapcsolatok ápolására és önmagadról való gondoskodásra.
Ha ilyen módon haladsz a napod tervezésében, úgy priorizálod a saját céljaidat és felelősségeidet, hogy közben egy képzeletbeli fontossági piramis csúcsa felé haladsz, és teret engedsz a személyes törekvésekre és az általános jólétre fordítható időnek. Ez segít abban, hogy a nap végén elégedettnek érezd magad, és motiválttá válj arra, hogy a piramis alján lévő feladatokon dolgozz.
